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とんでもなく多機能の Microsoft Excel。全ての機能を使い尽くさなくても十分に役に立つアプリなので、多くの人はほんの少しの機能しか使っていません。それじゃやっぱりもったいないですよね。もちろん非常に高度な記述や知識が無いと使いこなせない機能もあるのですが、多くはだれにでも使える簡単な便利機能です。知らなかった便利機能を覚えて仕事の効率化をしましょう。

Microsoft Excel の便利な機能

数字を漢数字で表示する(Excel)

セルの書式指定を使うことで数字を漢数字で表示することができます。データとしては数字のままなので、計算だってできます。

Excelのシートタブを活用しよう

何気なく使っているExcelのタブ(シート)ですが、けっこう色々なことができます。たくさんタブを作ったときなんかに便利な機能もあります。

Excelで特定のワークシートだけを別に保存する。

Excelのブックに含まれる複数のワークシートの内特定のものだけを別のブックに保存する方法です。

名前の定義を使おう

Excelには『名前の定義』という機能があり、セルや範囲、定数などに名前を付けることが出来ます。これによって数式がわかりやすくなり、ワークシート全体のメンテナンス性が格段によくなります。

複数のセルの文字を連結する

コンピューターが処理できるのは数字だけではありません。もちろんエクセルだって数字以外のデータを扱うことができます。文字をつなぐなんて朝飯前です。

インデントを使って表を見やすくする

項目が階層構造になっている表の場合、字下げ(インデント)を設定することでとても見やすくなります。でも、項目名にいちいちスペースを入れるのは面倒です。そんな時はセルの書式にインデントを設定しましょう。

オートフィルタで大きな表からデータを抽出する

大きな表から条件に合うデータを探すのってなかなか大変です。Excelのオートフィルタを使えばそんな作業もあっと言う間。難しいデータベースをおぼえなくても、Excelならすぐに使えますよね。

セルに縦書き指定をする

Microsoft Excel ってセルの文字を縦書きにしたり、横書きを縦置きにしたりできます。単に集計ができるだけでなく、見栄えの良いレポートを作成するときも大変強力なツールとなります。そんなExcelの優れた表現力の一部である『文字の配置の方向』を使ってみます。

特定のセルだけ編集する

入力するセルがいつもまっすぐに並んでいるとは限りません。飛び飛びのセルをエンターだけで進むことができたら便利ですよね。そんな特定のセルだけを選択して入力することができるんです。

オートフィルでらくらくデータ入力

Microsoft Excle にはオートフィルと言ってマウスでセルのコーナーをドラッグするだけで規則性のあるデータを自動で埋めてくれる機能があります。上手に使うとかなりの省力化ができます。

日本語入力モードを自動で切り替える

エクセルには入力するセルにあらかじめ、日本語入力モードを登録しておくことができるのです。そうすれば、そのセルにカーソルが移ったときに自動的に日本語入力モードがオンになったり、オフになったりします。これって便利でしょ。

ゴールシークで逆計算シミュレーション

さまざまな条件を指定して結果を計算する。Excelの関数を使えば何でも計算できます。でも、『結果(ゴール)を元に前提条件を逆計算させる』なんてこともできるんですよ。そんな逆計算シミュレーションをするのがゴールシークです。

ExcelでWebのデータを取り込んで利用する

ExcelのWebクエリはネット上にあるさまざまなデータをExcelの表として取り込み、自在に加工することができます。しかもネット上のデータが更新されればExcel上のデータも自動で更新することだってできます。

コメントを使ってみよう

Excelではセルに出し入れ自在なメモを付けることが出来ます。ちょっとした覚え書きのために一列(一行)を使わなくてもいい上、文書の量や書式も自在に設定できます。印刷の方法も画面イメージや末尾一括、なし、など選ぶことができるので自分だけのメモを入れることも可能です。

カメラボタンで遠く離れたセルの値を参照する

Excelでは大きな表も楽々作れるのですが、離れた場所にあるセルを参照するのはスクロールばかりで大変です。そんな時カメラボタンを使えば離れた場所にあるセルの値を好きな場所に表示させることができます。

EXCELに読み合わせを手伝わせる

大量のデータの入力をする場合、チェックするのもなかなか大変。特に間違いが許されないような資料の時は入念にチェックする必要があります。手伝ってくれる人もいない。そんなときはパソコンに読み合わせを手伝わせましょう。無料でできます。

ヘッダーやフッターにページ番号や作成日、ファイル名を自動で入れる(Excel)

時々ファイルをどこに保存したかわからなくなることってありませんか？そんなときのために私はワークシートの端っこにいつもファイル名を印刷するようにしています。こうすればすぐに探すことができますからね。他にも自動でページ番号をつけたりできれば、枚数の多いワークシートを順番通りに並べることができますよね。

ドロップダウンリストで楽々入力

Excelでは同じ列の連続したセルに入っているデータがあると、最初の文字を1〜2つ入力するだけで以前入力したデータの候補が表示されたりしますよね。ただ同じような名前のデータが多いと相違点まで文字を打たないと候補はでません。こんなときでもすぐに候補を表示させる方法があります。

条件付き書式でエラー表示を消す

エクセルで表を作っていると値の入っていないセルで割り算をして『#DIV/0!』なんてエラーが出ることがあります。エラーが出ることはわかっているのですが、これ消したいと思ったことはありませんか?条件付き書式で簡単に消すことができます。

条件付き書式で表を見やすく

Excelを使っていて表を見やすくするために文字の色を変えたりフォントの形やサイズを変えたりすることは良くあると思います。時にはセルの色を変えたりして目立たせたりすることもありますよね。こんな作業は『条件付き書式』を使えば自動で行うことができます。

ゼロから始まるデータのゼロを表示したい

エクセルの表にゼロから始まる数字を入力したいことってありませんか？電話番号は途中に－（ハイフン）とかカッコなんかが入るのでふつうに入力できるかと思うのですが、会員番号のように 007 とか入れようと思うと頭のゼロがなくなっちゃいますよね。これをなんとかしましょう。

Mac版Excleで複数のセルを一度に削除

Excelでは複数のセルを選択して【Del】を押すと、選択した全部のセルの内容が削除されます。ところがMac版のExcelでは【delete】キーを押しても1つのセルだけしか削除されません。でもMacのキーボードの仕組みを理解していれば、全部一度に削除する方法がわかります。

セルの中に複数行を入れる

セルの中に長い文章を折り返して表示させることができます。