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オートフィルでらくらくデータ入力(Excel)
オートフィルは規則性のあるデータを自動で埋めてくれる
オートフィルを使って規則性のあるデータを自動入力
Microsoft Excle にはオートフィルと言ってマウスでセルのコーナーをドラッグするだけで規則性のあるデータを自動で埋めてくれる機能があります。上手に使うとかなりの省力化ができます。Excelのクセを覚えて自在に操りましょう。
セルに値を入れて、セルの右下の角をドラッグ(マウスの左ボタンを押しながら移動)すると移動方向にセルの内容がコピーされます。
この場合数字の1が下のセルにコピーされました。するとコピーされた一番下のセルの端になにやらボタンが表示されました。これは『オートフィルオプション』と言います。
『オートフィルオプション』をクリックするとメニューが開きます。そこで『連続データ』にチェックを入れると、なんとコピーされたセルの中身が連番に変化しました。
『書式のみコピー』では色とか文字のサイズなどの書式だけがコピーされ、『書式なしコピー』ではデータのみがコピーされます。
一番下の『フラッシュフィル』はExcel2013から追加された新機能でして、それはまた後ほど説明します。
最初に規則を教えてやると・・・
最初に規則を教えてからオートフィル
最初のセルに1、次のセルに2を入れてからドラッグすると、Excelは1、2と来たら次は3、その次は4だなと推測して連番でオートフィルしてくれます。
奇数だけをオートフィル
最初に入れるのを1と3にすると、Excelは次は5、その次は7と一つおきになると推測してくれます。おりこうですね。
曜日や干支もオートフィル
月曜日と入れてドラッグすると曜日でオートフィル。子と入れてドラッグすると干支でオートフィルしてくれます。
曜日はSundayと入れれば英語で入りますし、Sunとか月とかの省略で書くとそのように埋められます。また、睦月、如月なんていう古い月の呼び名もありますし、January、Februaryという英語の月の呼び名もあります。
このオートフィルのリストは自分で設定できるのですが、それはまたの機会にご紹介します。
平日だけをオートフィル
『オートフィルのオプション』で『連続データ(週日単位)』を選択するとウイークデイだけでオートフィルしてくれます。
フラッシュフィル
フラッシュフィルを使ってみる
この表の様に(なんの表かはつっこまないで・・・(^_^;))食品と数量が書かれた表があったとします。そしてC列には『A列の品名』+『を』+『B列の数量』を入れたいとします。こんなときは数式を使って文字列を結合させるのですが、それを自動でやってくれるのが『フラッシュフィル』です。
とりあえず、C1セルの右下のハンドル(十字のマーク)をドラッグします。するとオートフィルが働いて、たまごの数が増えていきます。
フラッシュフィルで規則を推測してデータを作ってくれる
右下の『オートフィルのオプション』ボタンをクリックして、『フラッシュフィル』を選択すると、なんと不思議!!
ちゃんと『品名』『を』『数量』と判断して、下のセルも同様の規則で埋めてくれます。Excelって前々からお利口だと思っていたのですが、ここまでとは知りませんでした。
複数のセルのデータを連結するだけでなく、一部のデータを抽出することだってできます。ただ、他のオートフィル同様に、時々理解できない動作をすることがあります。複雑だったり曖昧なルールの時は正しく解釈できないんでしょうね。それは人間でも同じですからね。しかたがありません。そこのところは御注意ください。
フラッシュフィルはExcel2013でしかつかえませんが、普通のオートフィルはずっと昔のExcelでも同じ様に使うことができます。オートフィルをうまく使いこなせば仕事の時間短縮間違い無しです。
