いまや仕事でパソコンを使う場合、Microsoft Office ははずせません。高機能で使いやすい Office はちょっと勉強すれば誰にでも使えるようになるのですが、普段はあまり使われていない機能やより便利にするための機能が仕組まれています。
もちろん中には高度な知識や習熟が必要となるような機能もありますが、だれでもすぐにでも使える簡単でかつ便利なものも多くあります。ちょっとした操作方法を知っているだけで、仕事がうんと速くなったり、仕上がりがきれいになったりします。
チョット気の利いた使い方を覚えてあなたもパソコン名人の仲間入りをしませんか？もちろん仕事に大いに役に立つこと請け合いです。
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Microsoft Office の便利な機能
大きな文字を入力してみよう。
文字のサイズの変更は文章を飾る場合の基本中の基本。でも文字のサイズって72ポイントが最大なの?
選択した部分だけを印刷したい
文章や表の一部分だけを印刷したいことってありませんか?印刷範囲を設定するのもいいのですが、その都度印刷範囲を変えたいこともあるかも…
クリップアートを使ってみよう
Microsoft Office にはちょっとした挿絵に使えるイラストや写真がたくさん付属しています。それを使って文章を楽しく飾りましょう。
Microsoft Excel の便利な機能
セル内のデータを分割する
一つのセルに入ったデータを二つに分割します。大量のデータも一発で処理できます。
並べ替え
セルの並べ替えは便利な機能です。でも単純な並び替えだけでなく、さまざまな応用ができるんですよ。
コメントを使ってみよう
セルにコメントを挿入して、ちょっとした覚え書きができます。普段は表示されませんから、じゃまになりません。
セル幅の異なる表を縦に並べる
かんたんに表ができるエクセルですが、縦に並んだ列の幅は同じにする必要があります。でもこんな裏技を使えば…
グループ化で大きな表をたたむ
大きな表は一覧するのが大変。でもグループ化を使って大きな表をたたむことができます。見たいときはそこだけすぐに展開できます。
大きな表からデータを抽出する
データの数が大きくなると、特定のデータを探すのも大変。でもオートフィルタはそんな悩みをかんたんに解決してくれます。
EXCELに読み合わせを手伝わせる
えっ!エクセルって話せるの? そうです、データを読み上げてくれるんですよ。
書式指定で曜日を表示する
日付の入った票を作るとき、わざわざ曜日を打ち込んでいませんか?曜日は日付からエクセルに自動計算させましょう。
複数のセルの文字を連結する
エクセルは数字の計算だけではありません。複数のセルに入った文字を足す(連結)ことだってできます。
年齢（経過年月）を計算する
年齢や経過年月の計算ってどうやるの?便利な関数があるんです。
インデントを使って表を見やすく
表を見やすくするために字下げ(インデント)を使うことがありますが、スペースを自分で入れてませんか?
条件付き書式でエラー表示を消す
データの無いセルで割り算するとエラーが出ます。そんなときは表示を消すことができれば表がすっきりしますよね。
条件付き書式で表を見やすく
特定の条件(たとえば数値がマイナスなど)のセルだけ色を変えたりできたら、特殊な結果をすぐに探し出すことができます。これは便利ですよ。
ドロップダウンリストで楽々入力
何の設定もいりません。今日からすぐにエクセルでのデータ入力の効率が猛烈にアップします(タブン)。
カメラボタンで遠く離れたセルの値を参照する
カメラボタンって何?遠くのセルを好きな場所に表示する機能です。これって大きな表では結構便利かも。
今日の日付や今の時間を入力する
今日の日付をかんたんに入力するキーボードショートカット。そして自動で更新してくれる関数だってあります。
セルの中に複数行を入れる
セルの中に長い文章を折り返して表示させることができます。
ゼロから始まるデータのゼロを表示したい
電話番号の様にゼロから始まる数字のゼロは表示されません。エクセルって案外意地悪ですよね。なんとかして!!
ゴールシークでシミュレーション
さまざまな条件から答えを求めるのはかんたん。でも答えからさまざまな条件を探すこともできるんですよ。
セルにフリガナを自動で入力する
名簿などで読みがなの欄を作ることがあります。その読みがなの欄に自動でフリガナを入力する方法があります。
セルにフリガナを表示する
特別なセルを用意しなくても、フリガナを表示することができます。
ページ番号やファイル名を自動で入れる
印刷された書類の保存場所やファイル名が判らなくなることってありませんか?常に印刷物の隅っこにファイル名などが記入されていれば安心ですよね。
日本語入力モードを自動で切り替える
漢字などの日本語で入力する欄になると自動で日本語入力がオンになる。数字やアルファベットの欄ではオフになる。これで効率アップ間違いなし!
オートフィルでらくらくデータ入力
表を作るとき、日付や月の名前などの連続データを自動で埋め込むことができます。独自の連続データのリストを作ることもできますよ。
特定のセルだけ編集する
うっかり計算式の上に数値を上書き!そんなミスを防ぐために、編集できないセルを指定してロックしましょう。
セルの移動方向を変更する
エンターキーを押した後、選択状態のセルが進む方向を指定できます。これってプチ便利。
大きな表の入力をしやすくする
見出しとなる行や列を固定すれば、スクロールしても自分が入力しているセルの位置を見失うことはありません。
セルに縦書き指定をする
エクセルのセルも縦書きができます。横書きを縦に表示(ややこしい)だってできます。斜めだって!!
Microsoft Word の便利な機能
数式を扱う。
分数や特殊な数学の記号を使った複雑な数式だってかんたんに作れます。2007と2003以前の互換性には要注意!
テキストボックスで自由な文字レイアウトを
テキストボックスを使えば好きな場所に自由に文章をレイアウトできます。
四角いエリアを選択する
ワードでも自由な範囲で文字を選択できます。目から鱗がポロポロ落ちます。
全角文字半角文字を一気に揃える
よく見たら数字やアルファベットが全角と半角がゴチャゴチャ。あら、どうしましょう?
ページ番号やファイル名を自動で入れる
ページ番号や作成日時、ファイル名やファイルのある場所などを文章の隅っこに入れておけば、後で探すときに困りません。
差し込み印刷をやってみよう
エクセルで作った住所録のデータを、ワード文章に差し込みながら次々と印刷…これぞ、コンピューターって感じです!!
文字数を数える
今入力した文章の文字数は?そんなことはパソコンに数えさせましょう。
Microsoft EXCEL の関数入門
数えてみよう(COUNTA、COUNT、COUNTIF、DCOUNTA)
数を数えるのはコンピュータの得意技。さまざまな条件で数えます。
平均（AVERAGE)、最大値（MAX）、最小値（MIN）、標準偏差（STDEVP）と関数挿入ボタンの利用
関数は合計(SUM)だけじゃありません。かんたんに使えますから、どんどんおぼえてください。
四捨五入(ROUND)、切り上げ(ROUNDUP)、切り捨て(ROUNDDOWN)
エクセルの丸め処理には要注意。ちゃんと四捨五入を指定して、丸め誤差が出ないようにしましょう。
